レポートのような書類をレイアウトする際に、中心となる要素は、テキストです。説明の補足としてデータを示すグラフなどの図版の要素が入ることもあります。レポ０とは一般的にある程度前提知識を持った限られた人が読み手になります。内容をしっかりと理解するために隅からすみまでなんども読まれますから、読みやすさを重視します。また、どこに何が書いてあるかわかりやすいよう、見出しや本文といった文書の構造をはっきりと示すことも求められます。
文字をレイアウトする際は、フォントの種類、文字サイズ、行間、行長などを決めていきますが、これらが不適切だと読みにくいものになるため、注意しましょう。
書体は音分を基準に考え、ベーシックな読みやすい書体にします。タイトルや見出しなど強調する文字の太さや書体を変えて目立たせましょう。サイズも本文を基準に高齢者も読む場合はサイズを大きくすることも考えます。行間は文字のサイズの半分～等倍程度の感覚にするのが一般的です。
重要なのが行長で、位置行の長さは長すぎても短すぎても読みにくくなります。読みやすい行長になるようにしましょう。
レポート作成のポイント
レポートでテキストを読みやすくするポイントは適切な書体・サイズ・行間・行長が設定されていること、余白が十分確保されていること、序文・本文・中見出し・小見出しといった階層構造がはっきりとわかること、目立たせなければならない部分が強調されていること、そのために適切な強弱関係が付いていることといった点です。
また、過度な装飾は避けて、不要な要素は配置しないようにします。写真やグラフなどのビジュアル素材を配置する場合は、必要な情報が過不足なく盛り込まれているか確認し、大きく見せる必要があるか、補足的に小さく配置すればいいかを判断して配置しましょう。